บริการตรวจประเมิน Supplier / Supplier Audit

การตรวจสอบซัพพลายเออร์ (Audit Supplier) จะตรวจสอบการใช้แนวทางปฏิบัติด้านกฎระเบียบทางอุตสาหกรรมของซัพพลายเออร์ รวมถึงสุขภาพและความปลอดภัย และกระบวนการผลิตที่ถูกต้อง

Audit Supplier การตรวจสอบซัพพลายเออร์คืออะไร?

การตรวจสอบซัพพลายเออร์ (Audit Supplier) จะตรวจสอบการใช้แนวทางปฏิบัติด้านกฎระเบียบทางอุตสาหกรรมของซัพพลายเออร์ รวมถึงสุขภาพและความปลอดภัย และกระบวนการผลิตที่ถูกต้อง

การตรวจสอบซัพพลายเออร์จะตรวจสอบการใช้แนวทางปฏิบัติด้านกฎระเบียบทางอุตสาหกรรมของซัพพลายเออร์ รวมถึงสุขภาพและความปลอดภัย และกระบวนการผลิตที่ถูกต้อง โดยทั่วไป การตรวจสอบซัพพลายเออร์จะครอบคลุมแนวปฏิบัติหลายประการ ดังนั้นการตรวจสอบ จึงมักจะทำตามความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก กระบวนการตรวจสอบซัพพลายเออร์อาจแตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม ซึ่งเกิดขึ้นในทุกอุตสหกรรม ตั้งแต่อุตสหกรรมอาหารไปจนถึงอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์

ใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์?

กระบวนการตรวจสอบซัพพลายเออร์จะเริ่มต้นโดยทีมงานภายในขององค์กรผู้ซื้อ ซึ่งนำโดยผู้ที่รับผิดชอบฝ่ายจัดซื้อหรือแผนกคุณภาพ โดยเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะหรือการตรวจสอบประจำปี ทีมงานภายในจะพิจารณาว่าควรเป็นผู้รวบรวมข้อมูลใดจากซัพพลายเออร์ และว่ากระบวนการตรวจสอบควรทำภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร

โดยทั่วไปแล้ว การตรวจสอบซัพพลายเออร์จะดำเนินการโดยบริษัทตรวจสอบบุคคลที่สามที่เป็นกลาง และองค์กรนี้จะประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์ในนามของผู้ซื้อที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐานคุณภาพเฉพาะและข้อกำหนดของลูกค้า การตรวจสอบซัพพลายเออร์ควรดำเนินการทุก ๆ สองปีเพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์มีมาตรฐาน

การตรวจสอบซัพพลายเออร์มีกี่รูปแบบ

การตรวจสอบซัพพลายเออร์ สามารถแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบหลัก

1. การตรวจสอบซัพพลายเออร์ แบบที่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า (Announced Supplier Audits)

เป็นการตรวจสอบซัพพลายเออร์ ที่ประกาศแจ้งให้ซัพพลายเออร์ ได้ทราบล่วงหน้าก่อนที่จะดำเนินการตรวจสอบ โดยทั้งสองฝ่าย ทั้งองค์กรและซัพพลายเออร์ตกลงกันก่อนที่จะตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้ฝ่ายซัพพลายเออร์ มีเวลาเตรียมตัวที่เพียงพอ แม้ว่ารูปแบบนี้จะมีประสิทธิภาพ แต่ก็อาจจะขาดความโปร่งใสบ้าง เนื่องจากซัพพลายเออร์มีโอกาสที่จะทบทวนกระบวนการและปรับปรุง ก่อนที่จะได้รับการตรวจสอบ

2. การตรวจสอบซัพพลายเออร์ แบบที่แจ้งโดยไม่ให้ทราบล่วงหน้า (Unannounced Supplier Audits)

เป็นการตรวจสอบซัพพลายเออร์ ที่ไม่ได้แจ้งให้ซัพพลายเออร์ให้ทราบล่วงหน้า โดยทั้งสองฝ่าย ทั้งองค์กรและซัพพลายเออร์ไม่ได้ตกลงกันก่อนที่จะตรวจสอบ หรือไม่ได้แจ้งวันที่จะเข้าตรวจสอบล่วงหน้า วิธีการตรวจสอบรูปแบบนี้ เป็นวิธีการตรวจสอบที่ได้รับความนิยม เนื่องจากผู้ซื้อสามารถเห็นแนวทางการปฏิบัติงานจริง ขยะเดียวกัน ก็สามารถมั่นใจได้ว่า ไม่มีสิ่งใดถูกแก้ไขหรือเตรียมการไว้ล่วงหน้า (ที่อาจเกิดขึ้นในกรณีการจรวจสอบที่ได้ประกาศแจ้งไว้ก่อน)

3. การตรวจสอบที่ไม่ลงไปหน้างาน Desktop Supplier Audits

เป็นการตรวจสอบที่ไม่ได้เข้าไปตรวจที่หน้างานจริง ไม่จำเป็นต้องให้ผู้ตรวจสอบไปที่ไซต์งานของซัพพลายเออร์ด้วยตนเอง การตรวจสอบรูปแบบนี้เน้นไปที่การตรวจสอบเอกสารและการรับรองที่มีอยู่ในปัจจุบันของซัพพลอยเออร์แทน ตัวอย่างการรับรอง เช่น ISO9001 ซึ่งรับรองระบบจัดการคุณภาพ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า การทำงานของซัพพลายเออร์ เป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกัน และมาตรฐานที่กำหนดโดยองค์กรที่ร่วมมือกับซัพพลายเออร์และหน่วยงานกำกับดูแลที่ควบคุมอุตสาหกรรม

ขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์

โดยทั่วไปขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์จะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ ประวัติทางการเงิน และคุณภาพผลิตภัณฑ์ของซัพพลายเออร์ แต่มักจะเป็นไปตามความต้องการของผู้ซื้อเสมอ ดังนั้นจึงอาจแตกต่างกันกับการประเมินซัพพลายเออร์ (Supplier inspection)

1. Pre Audit Questionnaire and Pre-inspection Meeting

ทั่วไปแล้ว กระบวนการการตรวจสอบนี้จะเริ่มต้นด้วยแบบสอบถามก่อนการตรวจสอบที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดจำหน่ายและขั้นตอนการดำเนินงาน จากนั้นมีการประชุมก่อนการตรวจสอบที่เรียกว่า "pre-inspection meeting" ซึ่งในประชุมนี้ทั้งสองฝ่ายจะพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการตรวจสอบและตกลงในการเปลี่ยนแปลงที่จะทำให้มีวัตถุประสงค์ชัดเจนและรายการเป้าหมายก่อนการดำเนินกระบวนการตรวจสอบ

2. การคัดเลือกทีมงาน

จากนี้ จะมีการสร้างทีมงานขึ้นเพื่อให้เข้ากับประเภทการตรวจสอบที่ดีที่สุด สมาชิกในทีมนี้ถูกคัดเลือกขึ้นโดยขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญและความรู้ของพวกเขาในประเภทการตรวจสอบของผู้จัดจำหน่าย

3. Notification of Audit to Supplier

องค์กรควรที่ออกจดหมายแจ้งการตรวจสอบไปถึงซัพพลายเออร์ (โดยมีระยะเวลาในการแจ้งล่วงหน้าหลายเดือน) เพื่อให้เวลาให้พวกเขาเตรียมตัว โดยข้อความที่เขียนไปแจ้งกับซัพพลายเออร์ ควรมีเนื้อหาที่ครอบคลุมดังนี้

• วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
• กำหนดการตรวจสอบ
• ชื่อและรายละเอียดของผู้ตรวจสอบ

4.การประชุมเพื่อเตรียมการตรวจสอบ

เป็นการประชุมก่อนการตรวจสอบ โดยการประชุมนี้จะเกี่ยวข้องกับการแนะนำเกี่ยวกับการตรวจสอบให้กับผู้ตรวจสอบเบื้องต้น รวมถึงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับการตรวจสอบแล้ว หลังจากการประชุมนี้

5.การดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์

หลังจากที่การประชุมได้ถูกสิ้นสุดลงแล้ว การตรวจสอบจะเริ่มขึ้น โดยผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบทุกส่วนของรายการโดยใช้รายการตรวจสอบของผู้จัดจำหน่ายซึ่งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดิม รายการตรวจสอบนี้มาในรูปแบบของแผ่นบันทึกสังเกต (OS) ซึ่งบันทึกข้อมูลการตรวจพบของผู้ตรวจสอบ

6.รายงานผลการตรวจสอบและจบการตรวจสอบ

เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้นลง ผู้ตรวจสอบจะทำการเปรียบเทียบและพูดคุยเกี่ยวกับข้อความที่พบเจอ หลังจากนั้นพวกเขาจะสร้างรายงานขึ้นขึ้นอยู่กับการตรวจสอบ รายงานนี้รวมถึงการประเมินว่าผู้จัดจำหน่ายปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุและให้ข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง

องค์กรสามารถตรวจสอบซัพพลายเออร์เองได้อย่างไร

การตรวจสอบซัพพลายเออร์เองสามารถทำได้ยากหากองค์กรไม่มีความรู้หรือประสบการณ์ที่เหมาะสม แต่หากองค์กรเข้าใจในปัจจัยที่ควรระวังในการตรวจสอบเหล่านี้ จะสามารถช่วยในการสร้างการตรวจสอบที่มีความแข็งแกร่งมากขึ้น

วิจัยข้อร้องเรียนของลูกค้า

การวิเคราะห์รายงานการร้องเรียนจากลูกค้าอาจจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเข้าใจจุดที่เสี่ยง จากผู้จัดจำหน่ายบางราย ในการพิจารณาว่าผู้จัดจำหน่ายหรือบริษัทใหม่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่

การสอบถามลูกค้าเดิมของผู้ให้บริการหรือการร้องเรียนที่ได้ยื่นอย่างเป็นทางการแล้วสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความล้มเหลวภายในบริการได้ หากมีข้อร้องเรียนซ้ำซ้อน แสดงว่าสินค้าหรือบริการไม่ได้มาตรฐาน

ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์มีการใช้บุคคลภายนอก (Outsources) หรือไม่
ในหลาย ๆ ครั้ง ซัพพลายเออร์มักจะจ้างผู้รับเหมาช่วงภายนอกเพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อและจัดหาให้กับลูกค้าได้ การทำความเข้าใจว่าซัพพลายเออร์มีส่วนร่วมในสิ่งนี้หรือไม่สามารถช่วยชี้แจงประสิทธิภาพการทำงานของซัพพลายเออร์ รวมถึงคือตัวผลิตภัณฑ์ได้

สิ่งที่สำคัญคือการสอบถามซัพพลายเออร์ ว่ามีการใช้ผู้รับเหมาช่วงหรือไม่ และหากมีการใช้งาน ควรตรวจสอบว่า มีข้อตกลงด้านคุณภาพที่ถูกต้อง สอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กรหรือไม่ นอกจากนี้ ความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาช่วง เนื่องจากอาจจะมีปัญหาบางอย่างเกิดขึ้นได้ หากซัพพลายเออร์และผู้รับเหมามีความสัมพันธ์ที่ไม่ค่อยดี

ประโยชน์ของการตรวจสอบซัพพลายเออร์

การตรวจสอบซัพพลายเออร์จึงมีความจำเป็นเพื่อช่วยในกระบวนการตัดสินใจ ช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและลดปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้น ห่วงโซ่อุปทาน (Supply chain) ขององค์กรยิ่งขยายใหญ่ขึ้น การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ชื่อเสียงและคุณภาพของซัพพลายเออร์จะช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและลดปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบซัพพลายเออร์จึงมีความจำเป็นเพื่อช่วยในกระบวนการตัดสินใจ ประโยชน์ของการตรวจสอบซัพพลายเออร์จึงมีดังนี้

1.การตรวจสอบช่วยระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้

การตรวจสอบผู้จัดจำหน่ายสามารถตรวจสอบกระบวนการผลิตทั้งหมดรวมถึงการขนส่ง การผลิต และคุณภาพ การตรวจสอบอาจทราบถึงข้อมูลที่ยังขาดอยู่ในกระบวนการ รวมถึงการตรวจสอบว่าสิ่งเหล่านี้จะทำให้เกิดปัญหากับการส่งมอบให้กับลูกค้าหรือไม่ ดังนั้นจึงอาจช่วยลดความล่าช้าหรือความผิดปกติในผลิตภัณฑ์ได้

2.เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า

คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าได้รับ ส่งผลต่อชื่อเสียงขององค์กร การนำมาตรฐานที่แข็งแกร่งไปใช้และรับรองว่าซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐานดังกล่าว จะช่วยให้ลูกค้ารักษาความพึงพอใจได้ การตรวจสอบซัพพลายเออร์สามารถช่วยในกระบวนการควบคุมคุณภาพของซัพพลายเออร์ เพื่อลดปัญหาด้านคุณภาพหรือความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีหนึ่งสำหรับองค์กรในการวัดประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์

3.ช่วยสร้างการสื่อสารระหว่างองค์กรและซัพพลายเออร์

การตรวจสอบซัพพลายเออร์ยังเป็นวิธีหนึ่งในการปรับปรุงและรักษาการสื่อสารกับซัพพลายเออร์อีกด้วย การมองเห็นและความเข้าใจที่ชัดเจนในกระบวนการทำงานของซัพพลายเออร์สามารถช่วยในการปรับปรุงและความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้ การตรวจสอบตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์และสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง โดยความถี่ของการตรวจสอบมักจะขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กร

รายงานการตรวจสอบซัพพลายเออร์คืออะไร?

ในการดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์ องค์กรจะปฏิบัติตามขั้นตอนเพื่อวัดคุณภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ

สิ่งนี้ถูกบันทึกไว้ในรายงานการตรวจสอบซัพพลายเออร์ รายงานนี้ประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมดของการตรวจสอบ ซึ่งประกอบด้วย:

• รายละเอียดของโรงงานรวมทั้งทีมงานหลักและที่ตั้ง
• สรุปผลการตรวจสอบ
• จุดที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ โดยเฉพาะจุดที่มีข้อผิดพลาด และความคิดเห็นทั่วไป
• รายการข้อเสนอแนะติดตามผลเพื่อปรับปรุงซัพพลายเออร์
• รายการการตรวจสอบฉบับเต็มประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปและผลการตรวจสอบโดยละเอียดทั้งหมดที่มีผลในระดับคุณภาพ โดยแบ่งผลออกเป็นระดับ ABC
• รูปถ่ายที่แสดงถึงข้อบกพร่องต่าง ๆ